Développer l'intelligence collaborative : enjeux et gains pour les entreprises

Lintelligence collaborative

" Accordez plus d’importance aux réunions qu’aux démarches administratives qu’elles supposent "

 

La transformation de notre économie amène les entreprises à se renouveler sans cesse. En effet, les stratégies historiques de pilotage d’entreprise ne permettent plus aux organisations d’assurer leur pérennité, face aux pressions économiques et concurrentielles ou encore aux nouvelles tendances de marchés.

Pour renforcer leur positionnement et rester compétitives sur leurs marchés, les entreprises se doivent de mettre en place de nouvelles stratégies de management, favorisant la collaboration et les échanges entre les équipes de travail. La transition numérique a pour cela apportée de nouveaux outils collaboratifs, sources de différenciation et de performance, pour accompagner les entreprises dans leur démarche de transformation.

 

Les enjeux

Aujourd’hui, le management collaboratif se développe en entreprise, motivé par la reconnaissance de ses bienfaits. En effet, les entreprises sont de plus en plus amenées à utiliser des outils tels que des intranets, extranet, ERP et réseaux sociaux, sur lesquels le partage d’informations et de documents représentent un réel atout, notamment dans la prise de décision.

Les entreprises ont alors tout à gagner à renouveler leurs méthodes de travail, dont les apports en termes de rigueur, de productivité et de motivation peuvent être conséquents. Ainsi, là où bon nombre de managers, commerciaux, directeurs et forces opérationnelles sacrifient beaucoup de leur temps dans les activités chronophages telles que la gestion des mails ou l’organisation de réunions et la rédaction des comptes rendus qui en découlent, des solutions collaboratives permettent de simplifier ces actions et de gagner en efficacité.

 

Innover dans la gestion des réunions

Très souvent, les réunions sont assimilées comme des pertes de temps. Elles sont pourtant organisées pour, en revanche, gagner en efficacité dans le suivi d’un projet, d’une affaire ou encore dans le traitement d’une réclamation. Il s’agit surtout de l’administration autour des réunions (la préparation et la rédaction du compte rendu) qui rend ces dernières peu dynamiques et répétitives.

Elles restent néanmoins indispensables dans la vie quotidienne des entreprises. Elles permettent aux équipes de travail de se réunir et de partager connaissances, documents ou autre ressource permettant de faire le point sur les activités. Les échanges fournis entre les collaborateurs lors de ces réunions représentent de riches informations, permettant de rendre compte de l’état d’avancement de chacun des membres de l’équipe sur ses activités mais aussi de solutionner en commun, les difficultés que certains peuvent rencontrer.

Pour rendre ces réunions plus efficaces et ne plus perdre de temps dans la réalisation des tâches administratives, des solutions collaboratives de gestion et de préparation de réunion existent. Elles permettent par exemple de centraliser sur une seule base de données l’ensemble des documents que vous souhaitez présenter lors de vos réunions, d’intégrer le compte rendu de la réunion précédente afin de ne pas perdre le fil des sujets ou encore de rédiger en temps réel le contenu à diffuser automatiquement aux participants.

Ces outils collaboratifs vous permettent alors de vous concentrer exclusivement sur le fond et de ne plus perdre de temps dans l’administration de celles-ci.

 

Simplifiez le traitement de vos mails

Le traitement des mails constitue une activité à part entière pour tous les collaborateurs et très chronophage. En effet, en moyenne, nous passons 28% de notre temps de travail à consulter/traiter nos mails, soit 2h pour environ 50 mails par jour, pour un total de 600 heures et de quelques 11 000 mails par an à traiter. Gagner du temps dans le traitement de ses mails s'avère une nécessité. 

Pour cela, vous pourrez mettre en place des outils liés à votre système d’information actuel tel que votre CRM, en intégrant une synchronisation avec la messagerie de l’entreprise. La gestion des mails est simplifiée grâce au tri automatique de vos mails dans vos dossiers CRM par exemple. Grâce à cela, les mails sont traités en fonction des dossiers et des priorités clients. A la clef, vous gagnerez en souplesse et la gestion des priorités sera simplifiée. Vous gagnerez alors immédiatement en efficacité. Plus besoin de transférer des mails ou pièces jointes et d’ajouter en copie vos collègues, la synchronisation de vos mails est automatique dans les dossiers clients et accessibles facilement pour un gain de temps administratif important.

 

La gestion et le traitement des mails étant une activité répétitive et à l'origine d'une grande perte de temps dans les organisations, il est essentiel de gérer cette activité au travers d'un processus de synchronisation efficace et automatique des mails, pour un gain de temps, une gestion des priorités et une concentration sur les activités à forte valeur ajoutée. Il en est de même pour l’organisation de réunions, qui nécessite des outils adéquats pour ne plus perdre de temps dans la réalisation de l’administration qu’elles supposent.

#

Adresse : 4 rue André Moinier, 63000 Clermont-Ferrand, France - Téléphone : +33 (4) 86 687 700

# # # # #
LA SOLUTION SOEMAN La solution Services Entreprise Ressources
SOeMAN, 1 solution pour 4 métiers
SOeMAN est un environnement évolutif qui offre à chaque métier clé de l'entreprise, une gamme d'outils "tout-en-un" dédiée au pilotage, au management et à l'organisation des activités quotidiennes.